BAB 1 : Definisi - Definisi Sistem Informasi Manajemen

================================================================
Judul : Materi Sistem Informasi Manajemen - Eps1
Credit : Tubagus Gilang
Dosen : Mr. Yusuf Junjunan Sulaiman ST.Mcts
================================================================

 DEFINISI SISTEM

Kali ini Perkenalkan dosen gue yang bernama Mr. Yusuf Junjunan Sulaiman ST.Mcts
kali pertama
dia mulai ngisi mata kuliah di tempat gue kuliah, saat itu gue gak masuk dengan alasan ijin keperluan keluarga. gue fikir orangnya bakal kayak arab-arab jenggotan terus agak buncit. tapi ternyata kagak, ya walaupun emang dari wajahnya keliatan kayak keturunan arab tapi ekspektasi gue tentang dia kumisan dan jenggotan plus buncit salah.

sayang gue gak bisa menghadirkan fotonya karena alasan Royalty, gak tadi gue bercanda. oke langsung aja kita masuk ke bab I Definisi-definisi Sistem Informasi Manajemen itu sendiri (SIM)

Definisi Sistem :

“Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berinteraksi mencapai suatu tujuan”

Jadi kalau di jabarkan secara panjang dan detail “Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

Lalu bagaimana dengan konsep dasar sistem tersebut ??
berikut beberapa pendapat menurut para ahli di bidangnya.

›Gordon B. Davis (1984) menyatakan bahwa:

“Sebuah sistem terdiri dari bagain-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud”

›

›Raymond Mcleod menyatakan

“Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk sautu kesatuan yang utuh dan terpadu"

›

›Jerry FitzGerald, menyatakan

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling behubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertenu”

›

›Maka dari definisi-definisi diatas maka dapat disimpulkan:

“Sistem adalah adalah kumpulan elemen yang terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau elemen lain yang terorganisir untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

KARAKTERISTIK SISTEM

  

Karakteristik Sistem terbagi menjadi delapan elemen yang masing masing punya 

peranan penting dalam sebuah sistem tersebut  :

a. Komponen (components)

   Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa

   subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki  fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batas sistem (boundary)

   Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya  atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang  lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem (environments)

  Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.

   Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan,

   kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.

d. Penghubung (interface)

   Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar- sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.

e. Masukan (input)

   Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan  perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

  
 Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran (output)

   Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk

   
subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan  adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g. Pengolah (process)

   Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah  masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang  jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)

   Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).  Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan  yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

KLASIFIKASI SISTEM

a. Sistem Abstrak (Abstract System) adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang  tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia).

   Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik".    (Contoh : Sistem Komputer).

b. Sistem Alamiah (Natural System) Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak  dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).

Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan  melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin". (Contoh : Sistem Informasi).

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer melalui program).

   Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".

d. Sistem Tertutup (Closed System) adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara

   otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya  (kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup).

   Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan  lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan

   keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga  harus memiliki sistem pengendalian yang baik.

CONTOH SISTEM

  - Sistem Komputer, terdiri dari elemen hardware, software, brainware

›- Sistem Akuntasi

›- Sistem Transportasi, terdiri dari elemen jalan,kendaraan,manusian

 --------------------------------------------------------------------------------------------

DEFINISI INFORMASI

Menurut Gordon B, Davis :

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi 

sipenerima dan  bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang

Menurut Jhon G, Burch :

Informasi adalah hasil pembentukan penyusunan, pengorganisasian atau  pengubahan

data yang menambah tingkat pengetahuan.

JENIS INFORMASI

- Formal : Adalah informasi yang sifatnya penting dan umum.

- Informal : Adalah informasi yang sifatnya pribadi dan bersifat private.


CIRI-CIRI INFORMASI

- Akurat

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

- Tepat waktu

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi itu didapat sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

- Relevan

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda.

Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut :

1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai

2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai

3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DEFINISI MANAJEMEN
  
Manajemen memang merupakan masalah yang sulit. Dan sampai sekarang tidak ada persetujuan universal tentang definisi manajemen. Manajemen selalu berhubungan dengan sebuah organisasi Yaitu sekumpulan orang yang bekerjasama disetiap bidangnya untuk mencapai satu tujuan. 

Menurut T. Hani Handoko mendefinisikan:

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah di tetapkan. (1997:8).

Menurut George R. Terry mendefinisikan:

Manajemen adalah merupakan proses yang terdiri dari tindakan-tindakan, perencanaan, pengorganisasian, menggerakan dan pengawasan, yang di lakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah di tetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber yang lain. (1986:4)

Menurut M. Manullang mendefinisikan:

Manajemen adalah seni ilmu pengetahuan, pengorganisasian, penyusunan, pengolahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan (2002:5).

Menurut Nanang Fattah mendefiniskan:

Manajemen adalah sebagai proses merencana, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan upaya organisasi dengan segala aspeknya agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien. (2000:1).

Menurut Ngalin Purwanto mendefinisikan:

Manajemen merupakan proses kegiatan yang mempunyai tujuan tertentu dan pelaksanaannya perlu adanya pengawasan dan pengarahan yang baik. (1993:6).

Dari definisi diatas penulis simpulkan bahwa Manajemen adalah proses yang berupa tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, menggerakan dan pengawasan serta pemanfaatan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu.

FUNGSI MANAJEMEN

Planning (Fungsi Perencanaan)

Planning merupakan suatu aktivitas menyusun, tujuan perusahaan lalu dilanjutkan dengan menyusun berbagai rencana-rencana guna mencapai tujuan perusahaan yang sudah ditentukan. Planning dilaksanakan  dalam penentuan tujuan organisasi scara keseluruhan dan merupakan langkah yang terbaik untuk mencapai tujuannya itu. pihak manajer mengevaluasi berbagaii rencana alternatif sebelum pengambilan tindakan kemudian menelaah rencana yang terpilih apakah sesuai dan bisa dipergunakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan adalah proses awal yang paling penting dari seluruh fungsi manajemen, karena fungsi yang lain tak akan bisa berjalan tanpa planning.

Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan

- Menetapkan arah tujuan serta target bisnis
- Menyusun strategi dalam pencapaian tujuan dan target tersebut
- Menentukan sumber daya yang dibutuhkan
- Menetapkan standar kesuksesan dalam pencapaian suatu tujuan dan target bisnis

 

Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organizing adalah suatu aktivitas penagturan dalam sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang lainnya yang dimiliki oleh perusahaan untuk bisa melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan dan mencapai tujuan utama perusahaan. Dalam bahasa yang lebih sederhana organizing merupakan seluruh proses dalam mengelompokkan semua orang, alat, tugas tanggung-jawab dan wewenang yang dimiliki sedemikian rupa hingga memunculkan kesatuan yang bisa digerakkan dalam mencapai tujuan. Organizing dapat membuat manajer mudah dalam melaksanakan pengawasan serta penentuan personil yang diperlukan untuk menjalankan tugas yang sudah dibagi bagi. pengorganisasian bisa dijalankan dengan menetukan tugas apa yg harus dikerjakan, siapa personil yang menjalankannya, bagaimana tugasnya dikelompokkan, siapa yang harus bertanggung jawab terhadap tugas tersebut. dibawah ini adalah aktivitas aktivitas yang ada dalam Organizing (fungsi pengorganisasian)

         
- Mengalokasikann sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetepkan prosedur yang dibutuhkan
- Menetapkan strukutur perusahaan yang menujukan adanya garis kewenangan serta
       tanggung-jawab
- Aktivitas perekrutan, menyeleksi orang, pelatihan serta pengembangan tenaga kerja
- Aktivitas penempatan tenaga kerja dalam posisi yang pas dan paling tepat.

Directing (Fungsi Pengarahan) 

Directing alias fungsi pengarahan merupakan fungsi untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kinerja dengan optimal dan menciptakan suasana
lingkungan kerja yang dinamis, sehat dan yang lainnya. Ada beberapa aktivitas
yang dilakukan pada fungsi pengarahan:

- Mengimplementasikan suatu proses kepemimpinan, penbimbingan, dan memberikan
   motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja dengan efektif serta efisien dalam mencapai
   tujuan yang ditetapkan.
- Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan.
- Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan.

Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan) 

Controling merupakan kegiatan dalam menilai suatu kinerja yang berdasarkan
pada standar yang sudah dibuat perubahan atau suatu perbaikan apabila
dibutuhkan. aktivitas dalam fungsi pengendalian ini misalnya:

- Mengevaluasi keberhasilan dalam proses mencapai tujuan dan target mengikuti indikator
   yang sudah ditetapkan.

- Menempuh langka klarifikasi serta koreksi atas terjadinya penyimpangan yang
  ditemukan.

- Memberi alternatif solusi atas masalah yang terjadi dalam mencapai tujuan yang
  ditetapkan.